“Als ik alleen zijn stem al hoor….!” Hij maakt een gebaar alsof-ie een dweil uitwringt.
“Oeh, heb je zo’n hekel aan hem?”
“Ja. Echt. Blij dat we nooit naar Limburg zijn verhuisd. Hoe ze daar práten…!” Het is duidelijk, Jan-Willem heeft een bloedhekel aan zijn collega Rens. Zo erg zelfs dat hij een afkeer krijgt van iedereen die met dezelfde tongval praat.
Wat is er aan de hand? Jan-Willem en Rens zijn beiden betrokken bij een project. Het doel van hun werk is – simpel gezegd – het bouwen van een gebouw. Rens maakt het ontwerp, Jan-Willem tekent de details van de constructie. En ze zijn het niet eens met elkaar. Helemáál niet.
Jan-Willem is van mening dat het ontwerp niet voldoet aan de eisen die vooraf door de klant gesteld zijn. Zoals hij het ziet heeft Rens veel aandacht besteed aan het uitwerken van de begane grond, maar heeft hij bij de verdiepingen steken laten vallen. Jan-Willem loopt daar tegenaan bij de technische uitwerking.
In de optiek van Rens klopt het wél. Hij interpreteert de vereisten voor de bouw op een andere manier en legt dit uit in lange mails en een hoop screenshots: alsof hij het aan een kind uitlegt. De ondertoon die Jan-Willem oppikt: ‘Doe niet zo dom, stop nou onderhand ‘ns met zeiken en doe gewoon waar je voor aangenomen bent.’ En dat gaat in cc naar het hele projectteam.
Jan-Willem wordt er boos van, wat zeg ik – pislink! Hij voelt zich te kakken gezet en redt zijn eer door terug te mailen. Lange teksten, nog meer screenshots, veel details. Beleefde zinnen waar de irritatie vanaf druipt. En ook die mails gaan natuurlijk in cc naar iedereen. Niet dat iemand erop reageert, trouwens. Geen van beiden krijgt bijval uit het projectteam. Dit kost bakken met energie en tijd. En het brengt niks positiefs.
Ondertussen maakt de projectleider zich zorgen. Hij ergert zich aan het gedoe tussen Jan-Willem en Rens, maar heeft onvoldoende kennis om er inhoudelijk iets van te vinden. Hij heeft vooral haast. Volgende week moet dit allemaal af zijn. ‘Kom op, mensen! Lever wat ik nodig heb!’
Dit is Gedoe. Met een hoofdletter. Laat je dit lopen, dan wordt het groter en groter. Het beïnvloedt niet alleen de sfeer en de samenwerking, maar ook de resultaten. En het gaat niet vanzelf over.
Hoe nu verder? “Ja, Vieve, wat nu? Want ik kan die vent niet luchten of zien. Door hem lijkt het net alsof ik loop te klungelen, terwijl hij degene is die niet goed ontwerpt!” Jan-Willem is goed gefrustreerd. “Het is een eigenwijze eikel, sorry dat ik het zeg. En aan de projectleider heb ik ook niks. Die snapt het niet eens. En zo kunnen we niet opleveren.” Diepe zucht.
Wie moet dit oplossen? Wiens verantwoordelijkheid is het om dit aan te pakken? Jan-Willem of Rens? De projectleider? Of de andere teamleden, zij zien het toch ook gebeuren?
‘De gedachte dat het probleem niet van jou is,
ís het probleem’
Als jij je onmachtig en gefrustreerd voelt, is het jouw taak om ermee aan de slag te gaan. Gedoe doe je nooit alleen. Dus kijken we vaak naar de ander, of naar de ‘hogere in rang’, voor een oplossing. Maar daarmee misken je je eigen mogelijkhede en leg je je lot in andermans handen. Dus Jan-Willem, laten we onderzoeken wat je kunt doen!
Ik zie twee oplossingsrichtingen: een snelle en een duurzame. Ik zal beide toelichten. Maar voor we daarmee aan de slag gaan, moeten we op zoek naar de kern van dit gedoe.
Wat steekt er achter gedoe? Een verborgen boodschap.
Communicatie bestaat uit twee niveaus: inhoudelijk en psychologisch. Het inhoudelijke is wat er feitelijk wordt gezegd of geschreven. Uit de psychologische boodschap is de toon waarop het gezegd wordt – daaruit maak je op wat er werkelijk bedoeld wordt. En die laatste is waar we op letten. Is de psychologische boodschap congruent met de inhoudelijke boodschap? Dát is bepalend voor het verdere verloop van de communicatie.
Communicatie met een bijbedoeling. Gedoe kan ontstaan als een van de gesprekspartners iets anders zegt dan -ie bedoelt, er om heen praat, of dat hij aanvoelt dat de psychologische boodschap van de ander niet congruent is met de inhoudelijke. Het gesprek draait om iets wat niet gezegd wordt maar wel bedoeld. En dat pikken we haarfijn op, en daar begint het gedoe: overdenken, aannames, emoties…je kent het wel.
(Even voor de volledigheid: je denkt misschien dat communicatie met een bijbedoeling per definitie ‘oneerlijk’ is, maar dat is niet zo. Het kan ook leuk en eerlijk zijn, denk maar aan flirten.)
Terug naar Jan-Willem en Rens. Jan-Willem maakt zich zorgen over het welslagen van het project, irriteert zich enorm aan Rens’ houding én maakt zich grote zorgen over zijn reputatie. Drie verborgen boodschappen. Maar hij spreekt het niet uit. Onder het mom van ‘geen tijd’ houdt hij het onder de pet.
Oplossingsrichting 1 (de short-cut): Storingen gaan vóór! Mijn advies: “Storingen gaan vóór. Je bent medeverantwoordelijk voor het eindresultaat. Dus gooi de verborgen boodschap op tafel. Kijk, die persoonlijke weerstand tegen Rens kun je even parkeren, dat mag een ander keer. Maar je zorg voor het eindresultaat moet je bespreken, in ieder geval met Rens en de projectleider. En dan niet via de mail maar in een persoonlijk gesprek.”
“Ah, je ziet er tegenop? Ja, dat snap ik. Zeker als je zo geïrriteerd bent. Boosheid maakt kwetsbaar en ik begrijp ook je hen niet wilt vertellen dat je vreest voor je reputatie. Dus houdt het klein in dit gesprek. Focus op het resultaat (bijvoorbeeld iets als: ‘een constructief goed gebouw, geen gedoe achteraf’) en blijf weg bij beschuldigingen aan Rens’ adres. Dat laatste lukt door te bedenken: ‘Hij doet, net als ik, gewoon zijn best om het goede te doen. Alleen vergist hij zich. En dat is menselijk’. Zo blijf je uit de emoties en stel je je constructief op. Daarmee bescherm je je reputatie. Ja, ik begrijp dat je wat moed moet verzamelen voor deze move. En wellicht wat afstand moet nemen. Maar je kunt het!”
“Is de stap te groot? Zie je niet hoe je het kunt doen? Bang dat je emoties de overhand krijgen? Laten we het samen voorbereiden zodat je je boodschap heel helder hebt.”
Oplossingsrichting 2 (de fundamentele oplossing): Leer communiceren zonder gedoe. Dit is niet de eerste keer dat Jan-Willem in een soortgelijk gedoe verzeilt raakt. Als ik met hem terugkijk op zijn loopbaan, komen er zo een aantal werksituaties boven waarin iets vergelijkbaars speelde, met telkens eenzelfde verloop: Jan-Willem voelt zich miskent en wordt boos. HIj bespreekt dat niet, maar gaat nog harder werken om te bewijzen dat hij wél OK is. Hoge werkdruk. Bozer en bozer. Niet praten. Dit eindigt met een conflict waarna Jan-Willem op zoek gaat naar een andere werkgever.
Het is dus een patroon. De fundamentele oplossing is het leren onderkennen van het eigen gedoe-patroon en het vinden van andere opties, die passen bij hem en bij de organisatie en collega’s. En dan oefenen, oefenen, oefenen, zodat de nieuwe werkhouding eigen wordt. Het resultaat mag er zijn: effectieve, gelijkwaardige communicatie zorgt voor betere samenwerking, goede resultaten, zin in de dag. En voortaan weet Jan-Willem hoe hij kan dealen met mensen zoals Rens zonder zichzelf te verloochenen. Hoe fijn is dat?
Hoe het verder ging met Jan-Willem. Jan-Willem plande een gesprek met Rens en de projectleider. We hebben dit voorbereid door een heldere focus te kiezen, de feiten van de emoties en aannames te scheiden en de zorgen van Jan-Willem onder woorden te brengen. En door een aantal opties uit te werken, waarmee de coöperatieve houding én de expertise van Jan-Willem onderstreept werd.
Tijdens het gesprek voelde Rens zich aangevallen; ‘Ja zeg, nou krijg ik overal de schuld van!’. Door te blijven focussen op het gewenste resultaat lukte het Jan-Willem om rustig te blijven: het is niet een kwestie van goed of fout, het gaat erom hoe zij samen tot een werkbaar plan komen. De opleverdatum moet wat uitgesteld maar het resultaat zal voldoende zijn.
Jan-Willem overweegt een individueel Heldere Zaken-traject om zijn gedoe-patroon voor eens en altijd op te lossen.
Vieve ter Laak
8 april 2021
