Uit de praktijk van Heldere Zaken.

Nathalie is een jonge ambtenaar. Slim en ambitieus als ze is, heeft ze na haar studie al vlug een baan gevonden als beleidsmedewerker bij een middelgrote gemeente. Ze werkt er nu bijna een jaar.

Nathalie vindt dat ze niet goed uit de verf komt – en ook haar leidinggevende had meer pit en focus in haar functioneren verwacht. Zijn belangrijkste punt van kritiek: Nathalie zou meer op het proces moeten sturen dan op de inhoud.

Nathalie staat voor wat ze doet.

“Ik vind integriteit heel belangrijk. Collega’s weten wat ze van me kunnen verwachten. Ik werk graag samen, vind dat heel belangrijk. Ik kom ook graag samen tot een besluit, neem niet zo gemakkelijk het voortouw”.

Om haar vraag zo concreet mogelijk te maken, vraag ik haar “waar maak je je nu, op dit moment, zorgen over?”.
Nathalie vertelt:

“Ik heb de opdracht om onderzoek te doen voor een advies aan de Raad. Ik doe dat zelfstandig, onder supervisie van mijn collega Patrick. De aanbevelingen moeten begin september af zijn.

Ik vond het best een grote verantwoordelijkheid maar het onderzoek liep lekker. Tot ik eind juni tot de ontdekking kwam dat mijn vakantie en die van Patrick precies op elkaar aansloten! En Patrick’s inbreng heb ik nodig, hij moet het stuk goedkeuren. Er lag nog een hoop werk. Hoe dan ook: ik zag geen andere mogelijkheid dan mijn vakantie uit te stellen. Gelukkig had ik niets geboekt.

Uiteindelijk kon ik anderhalve week later op vakantie dan gepland. Het stuk was af – op de correcties van Patrick na. Patrick zei dat hij de correcties wel tijdens zijn vakantie zou doen.

Toen mijn leidinggevende vroeg of ik de einddatum van het onderzoek zou halen, heb ik geantwoord: “ja hoor!”. Stom! Omdat ik dacht: “Aiai, ik maak me zorgen!” Maar dat heb ik niet gezegd. Ik wilde mijn twijfels aan Patrick niet uitspreken. En ik vind dat je ervan uit mag gaan, dat als iemand iets toezegt dat ie het dan doet.

Inmiddels is Patrick al weer een week terug en ik heb de correcties nog niet. Ik heb er buikpijn van.
Nee, ik heb hem niet meteen aangesproken, dat vind ik gewoon niet kunnen. Je moet iemand de kans geven om weer rustig te beginnen. Ik heb hem wel direct gemaild. En hij wéét het toch, dat we dit hebben afgesproken?

Ik maak me erge zorgen dat mijn leidinggevende een heel verkeerd beeld van me krijgt. Hij denkt vast dat ik niet resultaatgericht ben. Terwijl ik alles heb gedaan wat ik kon! Ik heb zelfs mijn vakantie uitgesteld!”

 
Aha! Dit is een veelvoorkomend probleem – Nathalie is niet de enige die in deze valkuil stapt. Omdat het zo belangrijk is om aardig gevonden te worden – of liever: omdat het zo spannend is om grenzen te stellen naar anderen – zet ze zichzelf buitenspel. En dus:

  • Nathalie werkt hard om integer te zijn. Afspraak is afspraak!
  • Tegelijkertijd durft ze anderen niet aan te spreken op hun verantwoordelijkheid.
  • En is zij niet tevreden over haar eigen functioneren. Dit maakt haar nog meer onzeker.
  • Nathalie neemt veel minder invloed op de resultaten en het proces dan mogelijk is.
  • Haar leidinggevende en collega’s vinden dat ze weinig standvastig en resultaatgericht is.
  • En heel concreet: het resultaat is onder de maat!

De oplossing voor deze ‘strategie van afhankelijkheid’
Aan de hand van de Dramadriehoek krijgt Nathalie inzicht in haar strategie van afhankelijkheid – en waarom dat niet werkt. Met de Heldere Driehoek zoeken we de meer onafhankelijke positie.
En oefenen we – heel praktisch – in het formuleren van zinnen die recht doen aan ieders verantwoordelijkheid, zonder aanvallend zijn.

Duidelijk zijn en toch aardig zijn.
Het is gemakkelijker dan je denkt. En het geeft veel rust in je hoofd.

 

jazeggenneevoelen
Waarom ja zeggen als je néé voelt?

Het is niet zo moeilijk om je de strategie van onafhankelijkheid eigen te maken.

Het gaat Nathalie ook lukken. Niet van de ene op de andere dag, toch de verandering is direct merkbaar. Ik voorspel haar een hele mooie, invloedrijke toekomst bij de overheid!

Meer lezen? Misschien vind je dit blog ook interessant. Of deze.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Dit bericht las ik in de LinkedIn-groep van Ambtenaar 2.0.
En ik werd er helemaal blij van.

De ambtenaar – kostenpost of kostenbewaker

Ard den Outer Strategisch adviseur Opdrachtgeverschap en Marktbenadering

Ik ben overtuigd ambtenaar. Ik denk dat ik een meerwaarde heb in het reduceren van maatschappelijke kosten bij het handhaven van een acceptabele kwaliteit van (samen)leven.

Toch zie ik dat de ambtenaar steeds meer als kostenpost wordt gezien (en de toegevoegde waarde geen onderwerp van gesprek meer is). Wat kunnen wij eraan doen om dit beeld te veranderen ? Hoe maken wij duidelijk dat met te weinig ambtenaren het verantwoord uitgeven van geld van anderen niet meer mogelijk is ?

Briljante ideeën zijn zeer welkom.

Groet, Ard.

Ard zegt: ‘Ik ben overtuigd ambtenaar’. Wauw! Mijn hart maakte een sprongetje toen ik die zin voor het eerst onder ogen kreeg. Met overtuiging ambtenaar zijn; dat heb ik nog niet zo vaak gehoord, laat staan zwart op wit gezien.

De taak van een ambtenaar is om uit te voeren wat de politiek heeft besloten. De rol van de  ambtenaar in de publieke zaak is om dat zo goed en loyaal mogelijk te doen. Zou dat de overtuiging van een ambtenaar kunnen zijn?

Ik ken heel veel ambtenaren die hun vak naar beste kunnen uitvoeren. Die loyaal zijn, midden in de gemeenschap staan en altijd bereid zijn om ‘the extra mile’ te gaan voor het publieke belang. Dus tot zover weinig nieuws. Het verdrietige is dat vak ‘ambtenaar’ kennelijk niet meer iets is om trots op te zijn.

Als het Gemeen u roept, dien het als uzelve’.  Het Gemeen, dat is de publieke zaak.  Dat was de opdracht die mijn vader, als broekie van 17 jaar, kreeg toen hij startte als gemeenteambtenaar. Het roept termen op als: gewetensvol, eerlijk, naar allerbeste kunnen. En uiteraard: het publieke belang op nummer 1. Mooi he?
Dat is heel veel om trots op te zijn!

Het is dit trotse, het hoopvolle en positieve dat mijn hart een sprongetje doet maken. Het zelfvertrouwen van een ambtenaar die weet dat zijn bijdrage goed doet aan het functioneren van de gemeente en de samenleving.

Het ambtenaarschap is vaak een uitdaging. Er kunnen veel redenen zijn om niet optimistisch en energiek te blijven. Vakinhoudelijk is het meestal geen gebaand pad. Er komen taken bij terwijl tegelijkertijd flink bezuinigd wordt. Je hebt als ambtenaar soms minder invloed dan je zou willen, je visie en ideeën worden niet altijd opgepikt. Bovendien is de publieke opinie vaak negatief. Probeer dan maar energiek en trots je vak uit te blijven voeren.

Dan is het goed om de meerwaarde van je bijdrage aan de publieke zaak te kennen. Daar overtuigd van te zijn. En er rond voor uit te komen. Er trots op te zijn!

Dank, Ard, voor het mooie voorbeeld.

@Ard, ik ben heel benieuwd naar je reactie. Hoe kunnen we meer mensen inspireren?
@Allen, hoe zien jullie dit? Reageer aub op Ard’s initiele vraag, of onderstaand.

U dienend,
De Ambtenaar & Werkdruk Koningin

Paraaf Vieve

Vieve ter Laak

De Ambtenaren&Werkdruk Koningin wil alle ambtenaren in Nederland inspireren tot meer zelfbewust en onafhankelijk werken.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

 “En wat is jouw oplossing om je werk af te krijgen als je te weinig tijd hebt?”
“Nou, gewoon, harder werken!” antwoordde ze op een toon van ‘ja, hoe anders?!’

“En hoe gaat dat, hou je het een beetje vol?”
“Euh, ja, nee….” en in tranen vertelt Marit over de lamme vermoeidheid die maar niet over gaat, over de machteloosheid dat niemand haar kan helpen met de bergen werk, over de tas met werk op zondagochtend, werken tijdens zwemles van haar dochter. En dat het gelukkig bijna vakantie is. Maar dat er nog zoveel moet gebeuren…

Harder werken is niet de oplossing.
Daar is Marit nu ook achter. Maar wat dan wel?

Werk overdragen?
Nee, gaat niet – haar collega’s werken ook heel hard. En veel. Geen ruimte daar.

Nee zeggen kan ook niet.
Want alles is belangrijk. En alles is van alles afhankelijk.

En gewoon heel hard ‘STOP’ roepen?
Het gewoon niet meer doen? Nee! Dat kan echt niet, want dan komt het werk bij haar collega’s terecht. Dus dat zou heel oncollegiaal zijn.

In Marit’s ogen is de van haar overwerktheid: teveel werk in te weinig tijd.
Dwingende deadlines, urgente bestuurlijke opdrachten, collegiale vragen tussendoor, vervangen van zieke collega’s en de volle mailbox maken de Waan van de Dag dwingend. Dat is maar de helft van het antwoord.

Maar het is niet de echte reden. Die andere, echte reden, die kennen we allemaal. Maar we praten er niet gemakkelijk over.

De andere helft van de oorzaak zit in Marit’s persoonlijkheid verankerd. En gaat niet over inhoudelijke zaken.
Marit: “Ik ben eigenlijk wel perfectionistisch, alles moet gewoon helemaal goed. Ik hou er niet van om fouten te maken, die probeer ik kost wat kost te vermijden. Nadeel is dat ik veel nadenk. En ook wel twijfel. Daardoor blijven dingen soms wat langer liggen, ja. En ik slaap er soms slecht van. ”

Aha! En hoe komt dat dan?
“Ik heb het gevoel, nou ja, ik weet het zeker, dat mijn baan te hoog gegrepen is. Ik werk me rot om te voorkomen dat ik door de mand val, dat ze zien dat ik het niet kan. Hard werken en gewoon goed werk leveren dus, waar een ander niets op kan aanmerken.”

De echte, maar onbewuste reden van hoge werkdruk – waar komt het vandaan?
Marit vertelt over haar jonge jaren. Ze is de jongste van drie zussen. De twee oudsten deden fluitend het gymnasium en gingen studeren, Rechten en Economie. Met briljante cijfers geslaagd. Van Marit werd hetzelfde verwacht, maar al op de lagere school lukte dat niet zo goed. Ze ging met moeite naar de havo en bleef daar ook nog ‘ns zitten. Uit pure frustratie deed ze toen een tijdje helemaal niets meer op school. Met veel inzet haalde ze uiteindelijk haar diploma, maar Marit was en bleef het domme gansje van de familie….

Marit’s werkdruk heeft dus een particuliere, privé oorzaak. Die oorzaak ligt buiten het werk. Maar is het daarmee ook een persoonlijk probleem dat in eigen tijd opgelost moet worden en onder de pet moet blijven?

De effectiviteit van de organisatie is ervan afhankelijk. Dus is het een persoonlijk probleem, dat we gezamenlijk hebben.  Veel collega’s lijden, net als Marit, onder een te hoge werkdruk. En heel vaak is de oorzaak een overtuiging of gevoeligheid die in de jeugdjaren is opgedaan.

Niet iedereen is zich van de impact van deze gedachten bewust. Marit werkt al vele jaren met deze overtuiging, is er helemaal aan gewend en is zich niet bewust van deze oorzaak van haar werkdrukbeleving. En dat geldt ook voor haar collega’s: die hebben ook ieder hun eigen gevoeligheden. Je ziet ze misschien niet, ze zijn er wel!

Het grappige is: je ziet het bij een ander veel beter dan bij jezelf. Samen onderzoeken van je gevoeligheden in je werkstijl blijkt enorm goed te werken. Herkenning, erkenning en samen komen tot een nieuwe werkwijze die wel past.

De hoeveelheid werk wordt er niet minder van. En dat hoeft ook niet, want je effectiviteit en werkplezier vliegt omhoog!

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Maandagochtend. Het begin van een hele drukke week. Sandra doorloopt haar agenda. Het weekend lijkt nu al lang geleden!

Ze klapt net haar laptop open als collega Anja met twee bekertjes koffie in de deuropening staat. Extra melk en extra suiker, precies haar smaak. Voor Sandra er goed en wel erg in heeft, schuift Anja een stoel bij en steekt van wal. Haar twaalf jaar oude kater is een dag eerder geschept door een auto en heeft het niet overleefd… Het is een drama. Anja gaat helemaal op in haar verhaal en houdt het niet droog.

Ondertussen wordt Sandra steeds ongelukkiger – niet over de overreden kat maar over al het werk dat ligt te wachten. Toch vist ze de tissues uit haar tas en luistert ze naar Anja’s verdrietige verhaal – zoals een goede collega betaamd.
Als Anja een half uur later haar kantoor verlaat, is Sandra’s stress torenhoog. Maar ze blijft dapper glimlachen.

Twee uur later: Sandra weet niet wat haar overkomt. De ontroostbare Anja van vanmorgen heeft zich herpakt en uit stevige kritiek op een beleidsstuk van haar meelevende collega. Nou ja….!!! Sandra is compleet uit het veld geslagen – verbazing, verontwaardiging en boosheid. Ze kan geen woord uitbrengen, maar van binnen is zij woest. Wat denkt ze wel, die Anja! Eerst haar als praatpaal en uithuilschouder gebruiken en daarna, ten overstaan van iedereen, haar eventjes als ondeskundig wegzetten!
Hoe langer Sandra er over nadenkt, hoe kwaaier ze wordt.

Als ze ’s avonds om zeven uur de deur van kantoor achter zich sluit, voelt ze zich uitgeput en katerig. En dat komt niet alleen door het werk dat niet meer wilde vlotten…

Herkenbaar?

Dramadriehoek – Heldere driehoek

Sandra is helemaal verstrikt geraakt in de Dramadriehoek. In dit model van Stephen Karpman (1968) wordt inzichtelijk gemaakt hoe mensen samen een interactie patroon creëren dat gesprekken en samenwerking frustreert. En het is voorspelbaar: hetzelfde patroon herhaalt zich telkens opnieuw.

dramadriehoekDe Dramadriehoek kent drie rollen: Aanklager, Redder of Slachtoffer.
In dit voorbeeld vindt Sandra het belangrijk om klaar te staan voor iemand in nood. En misschien nog wel belangrijker: zij wil kost wat kost aardig gevonden worden.

Sandra neemt hier de rol van Redder. De angst om niet aardig gevonden te worden maakt dat ze haar werkelijke behoefte – tijd om zich voor te bereiden op het overleg – niet eens aan de orde stelt. Zij offert zonder slag of stoot haar gemoedsrust op ten gunste van haar collega. Zo scoort zij weliswaar een tien voor ‘aardig gevonden’ worden maar het gaat ten koste van haar professionaliteit.

De miskenning volgt in het werkoverleg: In Sandra’s beleving heeft ze Anja iets moois gegeven – tijd, aandacht en erkenning – en ze meent (waarschijnlijk op onbewust niveau), dat Anja haar daarvoor iets verschuldigd is in de vorm van loyaliteit of waardering. In de dramadriehoek kan dit de Aanklager zijn.
De kritiek die Anja heeft geuit op haar functioneren, vat ze op als een persoonlijke aanval en ze is helemaal uit het veld geslagen. In de Dramadriehoek: het Slachtoffer.

De gevolgen zijn groot: boosheid, verdriet, onbegrip, moe, concentratieverlies, motivatieverlies, slecht slapen… ga zo maar door.

En de oplossing?
helderedriehoek

Dezelfde situatie met één groot verschil: Sandra neemt zichzelf en haar taak serieus. Wel wil zij aandacht geven aan verdrietige Anja. Sandra zou dan kunnen zeggen: ‘Anja, wat ontzettend rot en verdrietig voor je!

Het is zo erg als zo’n beestje waar je veel van houdt iets overkomt. Ik heb het hartstikke druk, maar laten we nu even samen die koffie doen, en zullen we dan straks, tijdens de lunch samen een ommetje maken? Vind je dat een goed idee?’
En dan, na vijf minuten koffie, onderbreekt Sandra het relaas van Anja en gaat aan de slag.

Nu is Sandra is heel helder en realistisch, en check nog even of Anja het ook een goed idee vindt. De Heldere Driehoek: De situatie is zoals het is, alle belangrijke zaken worden benoemd, en op basis daarvan wordt een passende oplossing gedacht.

Inzicht in de diverse posities van de Dramadriehoek – en vervolgens ‘veranderen door doen’ is het begin van de oplossing voor hoge werkdruk en frustraties.

Herken je zoiets uit jouw werkomgeving?

Deel het hieronder met mij.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Uit de praktijk.

Twee middelbare mannen. Gezellige, goedlachse, extraverte types. Werken al jaren op de administratieve afdeling van een omvangrijke organisatie. Groot gebouw, veel collega’s. Met z’n tweeën in een kantoortje op de eerste verdieping, aan het eind van de gang. Weinig aanloop. Ze missen bedrijvigheid en reuring, want aan elkaar hebben ze niet meer zoveel te melden.

Dus bedenken ze een waterdicht plan. Direct in te voeren en lage investeringskosten.

Na installatie van het feature, gaat het nieuws als een lopend vuurtje door het gebouw. Sommige collega’s proberen nog de kennis onder de pet te houden, maar er is geen houden aan. Al na een paar dagen is het een begrip. De kamer ‘op de eerste aan het eind van de gang’ wordt een hotspot voor – hé, dat is opvallend – vooral vrouwelijke collega’s.

Wauw, wat een succes!
De mannen zijn erg in hun nopjes. Er wordt weer gelachen op kantoor, een geintje hier, een kwinkslag daar. Meest gehoord – maar alleen tegen vrouwen:
“Graag gedaan hoor! En nou moet je wel een liedje zingen!”

Die flauwe opmerkingen laten de vrouwen zich maar welgevallen. Het is ook zo lekker. Om een graai te doen… in de droppot.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Ai, liep ik bijna met open naïeve ogen in de opengesperde muil van de geldwolf.

Achteraf doet het me nog het meest denken aan die stofzuigerverkopers van jaar of vijftien geleden. Ze kwamen ‘m bij je thuis demonstreren: “Let eens op eens hoeveel vuil er uit uw tapijtje komt, wat een geweldig apparaat, vind u niet? Vandaag kopen =  30% korting! Maar ik begrijp het hoor, als dit bedrag voor u te hoog is.” Je laat je niet als armoedzaaier wegzetten dus koop je die stofzuiger. Voor veel te veel geld.

De mevrouw van vorige week verkocht geen stofzuigers maar advies over nieuwsbrieven.  Haar naam kende ik al langer en het leek het goede moment haar te spreken. Ik ben namelijk niet helemaal tevreden over de nieuwsbrief van Heldere Zaken. En weet ik allang: Ieder z’n vak. Dus kom ik graag in contact met een goede, betrouwbare adviseur.

Ons eerste contact was telefonisch. Ze toonde haar deskundigheid over nieuwsbrieven door me een paar figuurtjes te laten tekenen: de driehoek met low-end en high-end producten, het vierkant voor het contentmanagement en als uitsmijter: de x- en y-as met een kaarsrechte lijn die mijn stijgende omzet voorstelde na haar interventie.

Weliswaar had ze geen tijd genomen om de huidige versie van mijn nieuwsbrief te bekijken – “nee, daar kan ik niet aan beginnen” maar was desondanks heilig overtuigd dat ik gemakkelijk een ton (dus € 100.000) per jaar kan verdienen. Wat zeg ik: Méééér dan een ton (>>> € 100.000!).

Het enige wat ik daarvoor moest doen: vlug beslissen. Want haar geweldige aanbod stond maar 24 uur. Concreet: één dagje haar exclusieve aandacht voor mij, samen praten over mijn nieuwsbrief. Dit voor de prijs van € 997 ex BTW – ja, dat wil zeggen, voor de snelle beslisser. Na morgen is het namelijk € 1497 ex BTW. En zeg nou zelf… zo’n investering is toch peanuts als je straks zoveel geld gaat verdienen?

De ‘u-kunt-dit-vast-niet-betalen-truc’ uit de stofzuigerbusiness ging als volgt: “Dus je vindt dat je te snel moet beslissen? Tja, snel kunnen beslissen hoort er nou eenmaal bij als je wilt ondernemen”. Met andere woorden: Wat ben jij een knullige hobbyist.

Na mijn opmerking dat ze niet zo moest pushen, liet ze een lange stilte vallen. Het werd een wedstrijdje: wie houdt het het langst vol om haar mond te houden. Dat verloor ik. Waarna zij me te kennen gaf dat er genoeg mensen waren die wel met haar in zee gingen – dus of ik haar tijd niet wilde verspillen. Maar als ik er dan zo nodig over na moest denken: vooruit, voor deze keer: ik kreeg bedenktijd tot maandag, 09.00 uur.

Vanmorgen belde ze. Ze had geen belangstelling voor de reden van mijn afwijzing. “Nee hoor, geen tijd” en bam, weg verbinding. Ik had geen kans om te zeggen: Dank je, voor de les die je me hebt geleerd: op die manier wil ik never nooit geen zaken doen. Niet met leveranciers, niet met klanten.

Want:

  • ik luister naar mijn (potentiële) klanten
  • ik geef hen tijd om te bedenken wat ze nodig hebben en of ik daarbij van dienst kan zijn
  • ik doe hen ze een eerlijk en passend aanbod
  • daarmee accepteer ik dat ik geen ton (of meeeer!) per jaar verdien. Als dat de consequentie is van eerlijk en fatsoenlijk zakendoen: het zij zo.
  • en als je vindt dat mijn nieuwsbrief nog wat tekort komt: Klopt! Het heeft mijn aandacht.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Voel je je gepiepeld op je werk, werk je te hard (en je collega’s te langzaam), werk je te veel (en je collega’s te weinig), wordt er veel geklaagd en geroddeld op je werk? Dan heb je waarschijnlijk last van Slachtofferhulp of Reddersdrang. Goed bedoeld – maar het pakt toch vervelend uit. Hoe kan dat?

Stel, je vindt: dat extra’s doen voor anderen is heel attent en altijd goed. Bijvoorbeeld:

  • Door altijd te luisteren naar je collega, die weer eens stoom moet afblazen als er iets spannends is voorgevallen.
  • Of, nog beter: door op je vrije vrijdag terug te komen voor een vergadering, die écht alleen op die dag gepland kan worden.
  • Of door te zeggen: “Ach joh, ga toch niet naar die bijeenkomst, je hebt het zo druk. Dat valt niet op hoor want er komen heel veel mensen.”

Herken je dit? Dan ben je al snel een Redder!
Het ontstaat door dat je hulp biedt, zonder te checken of je hulp, je bijdrage of zelfs opoffering gewenst is. En daarmee kom je op het ‘gebied’ van de ander door ongevraagd verantwoordelijkheden over te nemen.

Je krijg wat je creëert – als Redder maak je een Slachtoffer.
Dat klinkt wel heel erg fout. Maar zo werkt het, en het gaat vanzelf. Als je de Redderrol neemt, gaat de ander zich als een Slachtoffer gedragen. Een voorbeeld.

Stel: Door je dossierkennis en ervaring – en omdat je op elke vraag antwoord hebt – geef je gevraagd en ongevraagd advies aan je collega’s. Je vindt het prettig om anderen te helpen, je expertise te kunnen delen en het streelt je ego.

Welke gevolgen kan zo’n – goedbedoelde – houding hebben?

  1. Afhankelijkheid: Je collega’s vertrouwen niet meer alleen op zichzelf, maar willen eerst jouw advies voor er iets de deur uit gaat.
  2. Dom houden: Mensen leren het meest van hun fouten. Je ontneemt hen de kans te leren en ervaring op te doen.
  3. Maar ook irritatie: ”Daar komt ie weer met zijn mening, daar zit ik helemaal niet op te wachten!”
  4. Nog meer irritatie: ‘Wie denkt -ie wel dat -ie is! Mister Know-it-all.’
  5. Vermijden: Je collega’s lopen met een boogje om je heen om je bemoeienis te ontwijken.
  6. Miskenning: Je voelt de afwijzing. “Heb ik zo mijn best gedaan voor hen. Stank voor dank!”

De basis is ongelijkwaardigheid. Het Slachtoffer kan het niet zelf, de Redder kan het beter.

Maar ook voor de Redder loopt het niet lekker. De Redder doet van alles om het anderen naar de zin te maken – uiteindelijk wordt het niet gewaardeerd. En zo voelt de Redder zich het Slachtoffer. De rollen houden elkaar in stand.

Een ongelijkwaardige verhouding is oorzaak nr. 1 van verstoorde relaties. Ongelijkwaardigheid is een bron van ellende. Van irritatie, tot boosheid en conflicten. Maar ook meer ondergronds: roddelen, klagen, tegenwerking, saboteren en zelfs pesten. Resultaten leiden eronder, de werksfeer is niet best en mensen krijgen stressklachten.

De oplossing ligt besloten in het antwoord op één vraag:
Waar houdt mijn verantwoordelijkheid op en begint de jouwe?
Als je bespreekt wat jouw verantwoordelijkheden zijn en welke van de ander, kun je gemakkelijker je grenzen aangeven, feedback geven en je lekker voelen. En goed presteren.

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

jazeggenneevoelenHeldere Zaken heeft een traditie: we sturen onze relaties elk jaar een kaartje met een oppepper/ nadenker. Altijd leuk. Maar nog niet eerder kregen we zoveel instemmende reacties als dit jaar.
‘dank voor je toepasselijke kaart’
‘goeie tekst, dat doe ik nou ook altijd!’
‘auw, de zere plek geraakt’

‘Ja’ zeggen als je ‘nee’ voelt – we doen het allemaal. Ik ook. Maar waarom eigenlijk? Laat ik mezelf eens op de pijnbank leggen.

Ik vind het heerlijk om familie en vrienden te ontvangen. Gezellig, hapje, drankje, je kent het wel. ‘Mi casa es su casa – wees welkom en voel je thuis.’ Helemaal fijn.

Totdat mijn gasten op het idee komen om een vuurtje te stoken in de tuin. Vinden ze leuk, zouden ze thuis ook doen. Maar ik? Ik vind het echt helemaal niks. Ik hou niet van vuur, ben er bang voor. Dus sta ik onmiddellijk op scherp en gaan de interne alarmbellen af. Alle reden om te zeggen: ‘joh, dat heb ik liever niet.’

Maar nee hoor, ik laat het gewoon gebeuren. Ik verberg mijn angst (‘Oh, een vuurtje? OK. Leuk’). En ondertussen ben ik erg alert op alle ongelukken die kunnen gebeuren. En geniet niet meer van mijn eigen feestje.

Waarom doe ik dat?! Waarom zeg ik luchtig ‘ja’ terwijl ik een dikke ‘NEE’ voel?

Het eerste antwoord dat in mij opkomt: ‘Nou, ik ben anderen gewoon graag van dienst!’ Ha, dat klinkt goed – wat opofferingsgezindheid, een snufje altruïsme en een toefje reddingsdrang. Klopt wel, maar het is niet de hele waarheid.

Een andere reden: ‘Ik gun anderen hun plezier’. Ik cijfer mezelf liever weg dan dat ik tegen een ander zeg dat ik het niet tof vind, wat hij doet. Ook weer die opoffering. Maar ook niet de hele waarheid.

De echte reden is echter niet zo ruimhartig. Ik zet namelijk graag een mooi beeld van mezelf neer. ‘Kijk eens, wat een een sterke, flexibele en onafhankelijke Vieve. En ook zo leuk en aardig en slim.’ En daar past angstig zijn en grenzen stellen niet bij. Ik noem deze macho-Vieve: Vieve².

Waarom al die moeite? Kennelijk heb ik ooit besloten dat de gewone Vieve niet goed genoeg is. Ik ben ervan overtuigd dat mensen mij leuker en interessanter vinden als ik stoerder ben. Overigens doe ik dit niet bewust – ik ben het helemaal gewend om als Vieve² te acteren.

Een vuurtje in de tuin is maar een voorbeeldje. Ik zeg ook ja als ik nee voel wanneer ik in te stem met voorwaarden die ik niet zie zitten (voor de lieve vrede). Teveel werk aannemen, ten koste van de kinders (omdat die klant zo’n problemen heeft en alleen ik kan helpen ). Niet uitspreken wat ik echt vind (want dat is zo onaardig). Of niet uitspreken wat ik echt vind (want dat is zo egoïstisch).
Herkenbaar?

Maar helemaal pijnloos gaat het niet, die Vieve².
Het onderdrukken van de ware emoties (‘NEE!! Doe dat vuur uit! NU!’) kost veel energie. En het blijft knagen, het gaat niet weg. Een zelfgekozen dwangbuis. Hoofdpijn, moe-moe-moe, lusteloos, op m’n tenen lopen.
En het lullige is: uiteindelijk is het niet vol te houden, die Vieve². Ten lange leste knapt er iets en val ik alsnog door de mand. Met alle pijn en imagoverlies van dien.

Kortom:
Een reden om ‘ja’ te zeggen als je ‘nee’ voelt is de angst om niet goed genoeg gevonden te worden door je vrienden en familie, collega’s en leidinggevende. Deze onzekerheid maakt dat je je ‘stoere sterke versie’ oproept: je luistert niet meer naar wat je innerlijke stemmetje je influistert, maar je doet wat je verwacht dat de anderen van je willen. Let wel: verwàcht wat anderen van je willen. Je weet eigenlijk helemaal niet wat anderen van je willen of denken.

Het is bedelen om aandacht en erkenning. Het is ongelijkwaardig en maakt je afhankelijk van anderen (hè?! Dat was precies wat de gewone Vieve probeerde te vermijden!).

Om onafhankelijk en in balans te zijn, is het goed om je eigen doelen stellen, je grenzen en angsten kennen en hiernaar te handelen. Stoer en sterk zijn is leuk maar het is schijnzelfvertrouwen. Het gaat ten koste van jezelf, je relaties en je prestaties.

Tegenwoordig waag ik het erop: ik wil onbeperkt mezelf zijn – en overtuigd ‘ja’ te zeggen als ik ‘ja’ voel. Dat lukt nog lang niet altijd. Maar aandacht helpt: de duidelijkheid naar een ander begint bij de duidelijkheid naar jezelf.

Twitter mee op #helderzijn

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]
START CLOSE IN

Start close in,
don’t take the second step
or the third,
start with the first
thing
close in,
the step you don’t want to take.

Start with
the ground
you know,
the pale ground
beneath your feet,
your own
way of starting
the conversation.

Start with your own
question,
give up on other
people’s questions,
don’t let them
smother something
simple.

To find
another’s voice
follow
your own voice,
wait until
that voice
becomes a
private ear
listening
to another.

Start right now
take a small step
you can call your own
don’t follow
someone else’s
heroics, be humble
and focused,
start close in,
don’t mistake
that other
for your own.

Start close in,
don’t take the second step
or the third,
start with the first
thing
close in,
the step you don’t want to take.

~ David Whyte ~

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]

Feedback wordt gezien als dé remedie tegen bijna alle kwalen waar kenniswerkers last van kunnen hebben.

  • Dé oplossing voor slechte sfeer door roddel en achterklap? Een feedbacktraining!
  • Dé oplossing voor achterblijvende resultaten? Een feedbacktraining!
  • Dé oplossing voor betere onderlinge communicatie? Ha, je raadt het al.
  • De oplossing voor te gezellige collega’s die je van je werk houden? Jawel…

Kennelijk is feedback – kritiek geven – een vaardigheid, iets wat je gewoon moet dóen. Elkaars gedrag en keuzes becommentariëren is iets wat je gemakkelijk in een training kunt leren. Want als je elkaar respectvol aanspreekt en zegt wat je op je lever hebt kun je vervolgens weer als even goede vrienden verder.

De vaardigheid ‘feedback geven’ leer je via de ‘ik-ik-jij’-techniek. Deze gaat als volgt:
(Nb. De tekst tussen de haakjes is naar believen te vervangen door eigen voorbeelden.)

–  ‘(Dennis), ik wil even met je praten.’
–  ‘Ja, natuurlijk, wat is er?’
–  ‘Ik stoor me namelijk aan het feit dat (je vandaag alweer je stukken niet op tijd aanlevert). Daar heb ik last van omdat (ik zo mijn planning niet haal). Herken je dat?’
–  ‘Ja, ik snap heel goed wat je bedoeld. Het is ook zo druk, ik doe wat ik kan! Maurice wil dat ik voor het X- dossier de spullen snel afwerk. Heeft voorrang boven alles, zegt –ie.’
–  ‘Nou,ik ben blij dat je het herkent. Ik stel dan ook voor dat jij (vanaf nu mijn werk prioriteit geeft boven dat van Maurice).’
– ‘OK, ik doe mijn best.’

Heel goed! De ‘ik-ik-jij’-techniek’ is perfect toegepast, de sfeer blijft prima, Dennis luistert aandachtig en pffft, gelukkig, hij voelt hij zich niet aangevallen. Toch zal Dennis niet aan mijn verzoek voldoen. Hoe kan dat? Aan de techniek ligt het niet, de ‘ik-ik-jij’-methode is perfect gebruikt. Aan Dennis ligt het ook niet; hij snapt mijn probleem en is van goede wil.

Maar wat dan?

De echte redenen waarom je kritiek van je collega accepteert – en hij of zij van jou – liggen dieper. Dit zijn ze:

1. Jullie hebben een band
Het is simpel: als het je een worst zal zijn wat je collega van je vindt, gaat de kritiek het ene oor in, het andere oor uit. Er is een onderlinge band nodig om samen te werken. Zo’n band ontstaat door het uitwisselen van persoonlijke dingen, door de ander te betrekken bij je werk, door gezamenlijke ervaringen. Zodat je weet wat je aan elkaar hebt.

2. Jullie zijn het eens over het gewenste doel
Het helpt enorm als je het als collega’s eens bent over een gezamenlijk te bereiken doel. Dat kan simpelweg een inhoudelijk doel zijn (aanstaande woensdag een doortimmerd advies de deur uit) maar ook het streven naar ‘de werkdruk evenwichtig verdelen’ of ‘wij willen zowel intern als extern onze afspraken nakomen’ maakt dat je je vrijer voelt om het te zeggen als je afwijkingen opmerkt.
Let op: het gaat hier dus om een gezamenlijk geformuleerd doel dat door allen zeer gewenst wordt!

3. Jullie hebben het lef om elkaar aan te spreken
‘Wie ben ik om commentaar te geven op haar werk? Ze zal wel denken…’
Dergelijke gedachtes belemmeren je om een collega aan te spreken, en zeker om je leidinggevende feedback te geven. Realiseer je dat je jezelf met deze gedachten in een ‘kind’-rol zet ten opzichte van je collega of leidinggevende. Die geef je een soort ‘ouder’-rol. Zie je het voor je? Als kind durf je de ouder niet aan te spreken, bang voor straf: afkeuring of boosheid. Daar zit je dan als hoog opgeleide kenniswerker :-).
Dus – get yourself together en spreek de ander aan op zijn functie en maak het niet persoonlijk. Houdt het feitelijk en wordt niet emotioneel (want dat is de kind-rol) en zorg dat je niet bestraffend klinkt (reacties van een ouder).
Oefen dit door elkaar regelmatig om feedback te vragen.

4. Jullie zetten door,  juist als het moeilijk wordt
Feedback geven is nodig voor een goede samenwerking- altijd en overal. Met collega’s en leidinggevenden. En thuis. Laat dus van je horen! Het vergt oefening en het is spannend. Maar het loont, want het is:

  • Goed voor je zelfrespect – je zegt wat je denkt, jouw hart is geen moordkuil
  • Goed voor je ontspanning – zeggen wat je denkt helpt enorm tegen stress
  • Goed voor je invloed en rol in het team
  • Goed voor de resultaten van het werk, het team werkt efficiënter
  • en doordat jij kritiek geeft, geef je anderen impliciet toestemming hetzelfde te doen. En zo te groeien in zelfrespect, invloed en rol in het team.

5. Jullie zijn niet zuinig met feedback
Wanneer aan de genoemde voorwaarden is voldaan, is het geven van feedback vanzelfsprekend en geaccepteerd. Daar heb je echt geen trucje meer voor nodig.

Schema: het fundament van feedback

Conclusie: Het klopt! Kritiek geven en nemen is inderdaad de remedie tegen veel kwalen van kenniswerkers.
Wat niet klopt, is dat het een simpel trucje is, een vaardigheidje dat je leert in een middagje, zoals een training Outlook.
Het fundament van feedback leg je in één dag, door:

  • De tijd nemen te om met je collega’s te praten over jullie manier van samenwerken.
  • Samen onderzoeken wat de sterke en zwakke punten zijn.
  • Naar elkaar uitspreken, luisteren en willen begrijpen waar het spaak loopt. Discussiëren over de oplossingen. Desnoods boos worden, gefrustreerd, maar het wel uitspreken!
  • Samen bepalen wat het doel is van de samenwerking, waar je elkaar op moet aanspreken om het doel te halen.

En dan: doorzetten! Ook als het moeilijk is.
Kritiek geven is een kunst die je leert in de praktijk van alledag.
Een goed fundament voor feedback is onmisbaar.

Wil je meer weten over de ‘Kunst van kritiek’, neem contact op met Heldere Zaken.
Vieve ter Laak

De Heldere Zaken updates in je mailbox? Schrijf je hier in.

[yikes-mailchimp form="1"]